Artículo escrito por Daniel Hayvard, Socio Director de Reason Why Latam
Para los que trabajan impulsando transformaciones organizacionales, el codiseñar y coactivar una cultura colaborativa puede ser una tarea altamente satisfactoria… en el papel.
En este artículo, describiré una forma probada, creativa e innovadora para dar un primer gran salto a la activación de una cultura colaborativa -sin morir en el intento-, en concreto algunas herramientas y prácticas ágiles para modelar y desarrollar un sistema de cultura colaborativa en 5 desafíos o pasos.
Sin duda el pensar colectivo es que la colaboración no solo ayuda a los colaboradores y a los equipos a encontrar soluciones creativas y a fomentar la confianza y la eficiencia, sino que también impulsa los objetivos de la organización de una manera que de otro modo no sería posible. Pero aún así, nuestra experiencia a lo largo de los años en procesos culturales nos hace encontrarnos -mucho más de lo que quisiéramos- con profesionales y equipos que trabajan en silo y con propósitos y compromisos solo individuales, por lo tanto ¿qué y cómo hacer para derribar estas barreras?
Una cultura de colaboración se podría definir como una suma de experiencias de trabajo que hacen foco colectivo en fortalecer los distintos recursos que cada colaborador tiene, en especial sus competencias duras y sus habilidades de poder a través del trabajo en equipo. Las culturas colaborativas creen y se comportan bajo la premisa de que cuando los colaboradores reúnen sus singularidades para trabajar colectivamente, logran un trabajo con mayor compromiso, agilidad, creatividad, eficienca y calidad.
Los equipos que tienen como práctica habitual la colaboración, logran optimizar los esfuerzos para llegar a soluciones innovadoras a través de una visión donde el sistema es el norte y las relaciones sólidas son activos estratégicos.
Hoy más que nunca las organizaciones están experimentando cambios radicales impulsados por la tecnología y la innovación, y el aprendizaje más común para una reinvención exitosa es implementar / activar una cultura de colaboración, como un mindset que cruza toda la organización, de capitán a marinero, en conjunto a iniciativas que puedan ir aplanando las jerarquías organizacionales, reasignando fuertemente el presupuesto a áreas de crecimiento y personalizando las estrategias de talento.
Según Gustavo Razzetti (consultor especialista en diseño cultural y CEO de Fearless Culture) el proceso de activación cultural incluye 3 mindsets diferentes.
1. EL ANTROPÓLOGO
Mapear la cultura actual y real, pensando y comprendiendo como un antropólogo, a través de la observación, la escucha, la captura de todo y evitando el juicio sobre lo que la gente dice, piensa o hace.
2. EL DETECTIVE
El diagnóstico de la cultura actual para comprender qué funciona bien y qué no, pensando como un detective que no da nada por sentado, identificando agujeros y encontrando brechas, contradicciones e inconsistencias entre lo que la gente dice y hace.
3. EL ESCULTOR
El paso número 3 es activar la cultura deseada basándose en lo que ya está funcionando y pensando como un escultor que ayuda a dar forma a una visión de lo que es posible y eliminando el peso de más, para impulsar un mejor futuro.
El paso del Antropólogo, el Detective y el Escultor fueron la base inspiracional para diseñar el taller práctico titulado “POTENCIAR LA CULTURA COLABORATIVA” que facilitamos a finales del año 2021 para 16 colaboradores de la División de Empresas de Menor Tamaño del Ministerio de Economía de Chile, en especial las unidades FAST, FOP, RES, Gestión de Personas y Administración y Finanzas.
La dinámica consistió en generar una reflexión estratégica sobre la forma de trabajar de las 5 unidades participantes del Ministerio de Economía, a través de conversaciones apreciativas y una inmersión activa al Management 3.0 utilizando Playmobil Pro y su metodología Pro.Play Method para modelar alguna de su prácticas y registrar insights y compromisos. Con todo esto pudimos mapear y diagnosticar la cultura actual eimplicar a todos los participantes en la mejora del sistema y fomentar aún más el compromiso, la colaboración y la co-creación entre las distintas unidades de la División.
Management 3.0
Forma de pensar y un mindset de gestión que combina una serie de prácticas y herramientas para ayudar a cualquier profesional a administrar de mejor forma la organización, a través de la redefinición de liderazgo como una responsabilidad grupal de gestión.
Se trata de trabajar colaborativamente para encontrar la forma más eficiente de que una organización logre sus objetivos, fortaleciendo la mejora del sistema y el compromiso, la comunicación y la felicidad de las personas como una prioridad.
Al mismo tiempo la dinámica impulsó el conocerse más y mejor y el fortalecimiento de la comunicación y la conexión entre colaboradores a través del descubrimiento e identificación de valores, habilidades y metas profesionales, mediante el modelado de Personal Maps (práctica de M3.0), el modelado de la gestión actual inter-unidades, el modelado de una gestión colaborativa en base a 5 desafíos o pasos y el uso de Moving Motivators (práctica de M3.0), para que sea de ayuda a las unidades y a los distintos equipos a mantenerse motivados, competitivos y con alta capacidad de comunicación.
Iniciando con Personal Maps
Los Personal maps son un práctica de M3.0 simple pero muy poderosa que permite que cualquier persona que pueda sostener un bolígrafo (o un Playmobil Pro) pueda visualizar las relaciones entre los conceptos a trabajar en el mapa.
Iniciamos el taller explicando qué es un Personal Map y pidiendo a cada participante que modelara su mapa personal incluyendo en él, un valor, una habilidad y su meta profesional más fuerte e importante, con un máximo de 3 elementos de Playmobil Pro, luego de esto, cada uno narró su Personal Map a los integrantes de su mesa, además 2 personas de las 16 presentes, lo compartió a todo el grupo.
Continuamos pidiendo a cada mesa (4 participantes) que modelara de forma colaborativa el estilo de gestión actual que se aplicaba en la división (el Antropólogo), jugando, pensando y modelando con una visión de sistema e incluyendo en este, los 4 personal maps antes modelados. Todos observan, escuchan, discuten y reflexionan estratégicamente sobre el modelo de gestión actual (el Detective).
Desarrollando a través de 5 desafíos o pasos.
Una vez generada la conversación apreciativa detectivesca, se le pide nuevamente a cada mesa que intervenga el modelo actual, agregando o eliminando elementos y/o generando cambios en el espacio a través de 5 desafíos colaborativos que ayudaran a fomentar y activar un mindset de cultura colaborativa, los cuales se revelan a cada mesa de uno en uno, estos 5 desafíos en defintiva son los 5 principios del management 3.0.
1. Gestionar el sistema, no a las personas
2. Comprometer a las personas y sus interacciones
3. Mejorar el sistema
4. Ayudar a la satisfacción de los clientes
5. Co-Crear el trabajo
Cada mesa narra sus observaciones, descubrimientos y aprendizajes, y recién aquí se les explica que el modelo que acaban de modelar es un sistema de gestión M3.0, y que una vez activado logra anclar una cultura colaborativa (el Escultor), fomentar el compromiso y fortalecer la comunicación. Junto a esto explicamos también en detalle que es M3.0, los 5 principios y sus ejes.
Cerrando con Moving Motivators y un panel de compromisos
Los Moving Motivators son una práctica de M3.0 que se basa en diez deseos intrínsecos o esos deseos innatos de las personas de hacer el bien y tener un afán de autocontrol y autodirección para lograr objetivos.
Partimos compartiendo las definiciones y conceptos de cada uno de los 10 Moving Motivators (Aceptación, Curiosidad, Meta, Estatus, Libertad, Honra, Orden, Maestría, Poder y Relaciones), luego a cada mesa se le entegó 01 mazo de cartas con los 10 motivadores, de forma compartida escogieron un elemento de Playmobil Pro para cada motivador y los ordenaron de mayor relevancia a menor relevancia en función del objetivo de Potenciar la Cultura Colaborativa de la división.
Les solicitamos que escogieran los 3 motivadores más fuertes y que esos 3 elemento de Playmobil Pro se incluyeran en el modelo de los 5 desafíos que se encontraba sobre la mesa y se preguntaran ¿cómo impacta al modelo cuando agregamos estas motivaciones? ¿qué cambió? ¿qué se potenció?, ¿qué les hace sentir este nuevo sistema?, ¿cuáles deben ser las acciones más inmediatas para activar este modelo en la realidad?, todos vuelven a observar, escuchar, sentir, conversar apreciativamente y reflexionar.
Todos, los 16 comparten y desde este lugar colaborativamente completan el canvas de plan de compromiso (acciones), para que en definitiva se puedan llevar qué, cómo y cuándo hacer, y así avanzar con agilidad y una visión compartida hacia el fortalecimiento de una cultura colaborativa.
Como facilitadores y “ciudadanos” estamos orgullosos de este tremendo equipo de Profesionales públicos, mucha mucha energía y creatividad, reflexión estratégica y compromisos para potenciar la colaboración, la comunicación estratégica e impulsar mejoras para el fortalecimiento de las #PyMes de Chile.
Como todo en la vida, nada es perfecto, y por lo tanto cada experiencia tiene esa maravillosa oportunidad de hacerlo mejor para una próxima vez, y este taller no es la excepción, a modo de mejora continua de facilitación, para un taller de estas caractéristicas, es muy muy importante cuidar bien los timings, ya que el diálogo, la reflexión y lo entretenido de la dinámica, nos puede llevar -a ratos- a ocupar más tiempo, y con esto tener que acelerar en las etapas finales para cumplir con lo planificado.
